Behandling af personoplysninger

Oplysningspligt

Nationalt ID-center skal i visse tilfælde orientere dig, når dine personoplysninger indsamles eller modtages. Hvilke typer sager, der er omfattet af oplysningspligten, fremgår af beskrivelsen om behandling af personoplysninger for de enkelte sagsområder. Beskrivelserne kan tilgås ved at benytte links i venstremenuen. Centeret indsamler fx din e-mailadresse ved oprettelse af login eller abonnement af nyhedsbreve.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Nationalt ID-center skal behandle rigtige og ajourførte oplysninger. Skulle det vise sig, at centeret behandler oplysninger om dig, som ikke er rigtige, har du ret til at få oplysningerne rettet. Centeret har dog kun adgang til at rette oplysninger i egne sagsakter og registre. Ønsker du at benytte din ret til at få rettet centerets personoplysninger om dig, skal du rette henvendelse til centeret og anmode om berigtigelse.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for centerets almindelige slettefrist. Det skal dog bemærkes, at centeret, som offentlig myndighed, er underlagt regler, som betyder, at centeret i mange tilfælde ikke vil kunne slette de oplysninger, der behandles eller har været behandlet, inden tidspunktet for centerets almindelige slettefrist.

Læs mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder

Kontaktoplysninger

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte Nationalt ID-center, som er den dataansvarlige. Centeret kan også give dig nærmere informationer om dine rettigheder. Centeret kan kontaktes på:

Nationalt ID-center
Birkerød Kongevej 2-4
3460 Birkerød
Telefon: 61 98 39 00
E-mail: nidc@nidc.dk

For at kunne behandle din henvendelse, skal Nationalt ID-center kunne identificere dig entydigt. Det kan fx ske ved, at du, ud over at angive dit fulde navn, også henviser til et sagsnummer, skriver din fuldstændige adresse eller angiver dit CPR-nummer.

Nationalt ID-center har en databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Nationalt ID-center har en databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver centeret om reglerne for behandling af personoplysninger. Hvis du har spørgsmål til centerets behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte centerets databeskyttelsesrådgiver.

Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måder:
• E-mail: dpo@hjemst.dk
• Telefon: +45 30 65 78 00
• Brev: Hjemrejsestyrelsen, att. Databeskyttelsesrådgiver, Birkerød Kongevej 2-4, 3460 Birkerød.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Nationalt ID-center behandler dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

A) Behandling af personoplysninger i forbindelse med henvendelse om aktindsigt og indsigt

Nationalt ID-center behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af anmodninger om aktindsigt og i forbindelse med behandling af henvendelser om registreredes rettigheder, fx om indsigt i centerets behandling af personoplysninger.

Når du anmoder Nationalt ID-center om aktindsigt, modtager centeret de personoplysninger, som du eller din repræsentant sender til centeret i forbindelse med anmodningen.

Ifølge databeskyttelsesforordningen skal Nationalt ID-center give dig en række oplysninger, når centeret modtager personoplysninger fra dig. Du vil derfor modtage en underretning, som forklarer, hvordan centeret behandler de fremsendte personoplysninger.

Formål og retsgrundlaget

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare anmodningen om aktindsigt, indsigt mv. Retsgrundlaget for henvendelser om aktindsigt er offentlighedsloven, mens retsgrundlaget for henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.

Kategorier af personoplysninger

Nationalt ID-center behandler kontaktoplysningerne på den person, som henvender sig til centeret. Derudover kan det også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at kunne besvare henvendelsen. Her kan der være tale om såvel almindelige som følsomme personoplysninger om den person, der henvender sig (hvis henvendelsen vedrører pågældendes egen sag) eller andre personer.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Nationalt ID-center vil efter de givne omstændigheder videregive personoplysninger om ansøgeren og om de personer, anmodningen vedrører. Det kan ske til følgende myndigheder:

1. Folketinget (dette vil almindeligvis ske i forbindelse med en besvarelse af et spørgsmål vedrørende aktindsigt fra et udvalg i Folketinget)
2. Udlændingemyndighederne (fx for at bekræfte ansøgernes identitet eller i forbindelse med en orienteringsskrivelse til udlændingemyndighederne om udfaldet af en aktindsigtssag)
3. De øvrige ministerier (fx i forbindelse med høring af øvrige myndigheder)

Opbevaring af dine oplysninger

Henvendelser om aktindsigt registreres med et journalnummer i Nationalt ID-centers sags- og journaliseringssystem. Centeret journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler. De journaliserede dokumenter slettes i overensstemmelse med fastlagte sletteprocedurer efter senest 15 år.

B) Behandling af personoplysninger i forbindelse med abonnement på nyhedsbrev og oprettelse af login

Nationalt ID-center indsamler og behandler dine personoplysninger med henblik på udsendelse af nyhedsbrev eller med det formål at kunne give dig adgang til den afgrænsede del af centerets hjemmeside. Nationalt ID-center indsamler og behandler mere specifikt din e-mailadresse.

Din e-mail adresse anvendes i forbindelse med login til brug for administration af dette, samt til at Nationalt ID-center kan føre statistik over brugen af login, fx hvor ofte login benyttes og hvilke af hjemmesidens sider, der besøges. Hvis du opretter dig som modtager af nyhedsbrev på hjemmesiden, bruger vi også din e-mail adresse til at administrere dig som abonnent og til fx at se, hvor mange procent af abonnementerne, der åbner nyhedsmailen eller klikker på et link i denne.

Ved at tilmelde dig som abonnent på nyhedsbrev eller ved at oprette login giver du samtykke til, at Nationalt ID-center indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som er nødvendige for at kunne udsende nyhedsbreve til dig som abonnent eller for at give dig adgang til den afgrænsede del af centerets hjemmeside. Din e-mail adresse videregives til leverandøren af centerets hjemmeside, som er firmaet TWODAY (se www.twoday.dk). 

Behandlingsgrundlaget

Personoplysningerne behandles med hjemmel i art. 6, stk. 1, litra a) og e) i databeskyttelsesforordningen. Det vil sige, at retsgrundlaget for behandlingen af din email adresse følger af dit samtykke eller – hvis du er ansat ved en af de myndigheder, som er omfattet af § 40i, stk. 1, i udlændingeloven – af en retlig forpligtelse.

Kun medarbejdere ansat ved de myndigheder, som til enhver tid er omfattet af § 40 i, stk. 1, i udlændingeloven, er forhåndsgodkendt til at oprette login på centerets hjemmeside. Øvrige brugere kan ansøge om at få oprettet login ved at sende en forespørgsel til nidc@nidc.dk.

Din e-mail adresse opbevares kun så længe du ønsker at have adgang til den afgrænsede del af centerets hjemmeside eller at modtage centerets nyhedsbrev. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og afmelde dit abonnement eller din adgang til den afgrænsede del af hjemmesiden ved at benytte linket nederst i den nyhedsmail, du modtager fra centret eller ved at sende en mail til nidc@nidc.dk. Din email-adresse slettes automatisk, hvis du ikke har benyttet dit login i mere end 6 måneder.

c) Behandling af personoplysninger indeholdt i de dokumenter, som er genstand for ægthedsvurdering

Nationalt ID-center behandler personoplysninger indeholdt i henholdsvis de dokumenter, som er genstand for ægthedsvurdering, og i de oplysninger som fremsendes som led i centerets øvrige virksomhed, fx ansigtsfotos og fingeraftryk.

Kategorier af personoplysninger

Der kan både være tale om behandling af almindelige og følsomme personoplysninger. De følgende almindelige personoplysninger registreres i centerets sags- og journaliseringssystem:

1. Navn på dokumentindehaveren
2. Ansigtsfoto eller fingeraftryk på de personer, som rekvirerende myndighed anmoder om centerets bistand til at vurdere
3. Sagsnummeret hos den rekvirerende myndighed
4. Sagsnummeret hos Nationalt ID-center
5. Journaliseringsnummeret i Nationalt ID-centers sags- og journaliseringssystem
6. En elektronisk kopi af det dokument, som er genstand for ægthedshedsvurdering

I forhold til ægthedsvurderinger af dokumenter registreres følsomme oplysninger midlertidigt i NIDC´s sagsstyringssystem i den periode den konkrete sag behandles, og overføres herefter i kopi til centerets sags- og journaliseringssystem, når sagen afsluttes. Perioden kan dog forlænges, hvis det er nødvendigt for at kunne tilgodese relevante forvaltnings- og retssikkerhedsmæssige hensyn. Følsomme oplysninger relateret ansigtsfotos og fingeraftryk registreres og behandles i centerets sags- og journaliseringssystem.

Behandlingsgrundlaget

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i art. 6 stk. 1, litra e, i databeskyttelsesforordningen, mens følsomme personoplysninger behandles i overensstemmelse med art. 9, stk. 2, litra g, i databeskyttelsesforordningen.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Nationalt ID-center returnerer de dokumenter, som er genstand for ægthedsvurdering, sammen med de fremsendte personoplysninger og centerets ægthedsvurdering, til den rekvirerende myndighed efter endt sagsbehandling. I sager, der omfatter ansigtsfotos eller fingeraftryk, returneres resultatet af centerets sammenligning og vurdering af de fremsendte billeder til den rekvirerende myndighed.

Afhængig af omstændighederne, kan oplysninger om de personer, hvis dokumenter, ansigtsfoto eller fingeraftryk behandler sager om blive fremsendt til:

1. Folketinget (fx i forbindelse med besvarelse af et spørgsmål fra et udvalg i Folketinget)
2. De øvrige ministerier og underliggende styrelser (fx i forbindelse med en høring af øvrige myndigheder) 
3. Politi og anklagemyndigheder
4. Danske ambassader og repræsentationer

Opbevaring af personoplysninger

Nationalt ID-center opbevarer en elektronisk kopi af det dokument, som er genstand for ægthedshedsvurdering, samt relaterede oplysninger og dokumenter, på en sag i centerets sags- og journaliseringssystem. På tilsvarende vis opbevares digitale kopier af ansigtsfotos eller fingeraftryk, som centeret er blevet anmodet om at vurdere, i centerets sags- og journaliseringssystem. Opbevaringen sker så længe det er nødvendigt for at kunne tilgodese relevante forvaltnings- og retssikkerhedsmæssige hensyn. Dog opbevares oplysningerne i Nationalt ID-centers sags- og journaliseringssystem i højst 15 år før sletning.